🚀Overview

不動産オフィスの入居申込から審査・契約締結までを一元管理できるWebサービスの立ち上げ支援です。

デジタル化の構想はあっても、どのようにプロダクトに落とし込めば良いのか。
——その問いを持つ不動産会社から相談を受け、プロジェクトは動き始めました。

アナログな業務フローを丁寧に解きほぐしながら設計を進め、初期リリースから約2年、現場に根ざしたサービスへと育っています。

複数のアクターが絡み合う、複雑な業務フロー

入居申込には、テナント・仲介会社・管理会社・保証会社など複数のアクターが関わります。
それぞれが異なるタイミングで動き、現場ごとに手順も異なるため、以下のような課題が生じていました。

• 進捗状況が担当者間でリアルタイムに共有されない

• 書類のやり取りが電話・メール・紙に分散している

• 審査・承認のフローが担当者ごとに手順が異なっている

関係者間の情報の流れが複雑に絡み合い、構想をそのまま設計に落とし込める状態ではありませんでした。

業務の全体像をつかむことから、設計へ

1. 現場へのヒアリングで、実態を言語化する

まず取り組んだのは、申込・審査・契約の流れについてのヒアリングです。
どの作業に時間がかかっているか、どこで滞留が起きやすいかを具体的に聞き出し、業務の実態を言語化していきました。

📍アクターごとのユースケースを可視化↓

言語化したユースケースをもとに、申込から契約締結までのユーザージャーニーの作成へ。
同じ情報が複数の関係者をまたいで動くため、全体を一度に整理しようとすると認識のずれが生じやすくなります。

そのため、段階を分けて進めることにしました。

1. まず関係者間のやり取りを大まかに整理

2. 「書類審査」など複雑化しやすい部分は、別途切り出して整理

3. 認識のすり合わせを重ねながら、申込・審査・契約を通じた全体ジャーニーへと統合

📍各アクターのやり取りを整理↓

📍「申込・審査・契約」を通したジャーニー↓

2. フローの輪郭が整ったところで、機能へ落とし込む

全体像が整ったところで、各ステップに必要な機能を洗い出し、ワイヤーフレームへと落とし込みました。

設計の軸としたのは、電話・メールに分散していたやり取りを基本的にひとつの画面に集約するという考え方です。

具体的には以下の機能を統合しました。

• 申込の進捗をリアルタイムで把握できるステータス表示

• 書類のアップロードから承認・差し戻しまでの一連のフロー

• テナント・仲介担当・審査担当をつなぐチャット機能

これらを統合することで、確認のための往復連絡が減り、行き違いが起きにくい仕組みへと整えました。

3. リリース後も、使われ方を見ながら育てる

初期リリース後は、実際の使われ方から見えてきた改善点をもとに、UIの調整や機能の追加・改修を繰り返しました。

• マルチアカウント対応とデータの共通化

• AIレポート自動生成機能

• 不動産業者間での物件情報共有を見据えた、個人・企業・物件データ管理機能

現場の声に応えるなかで、プロダクトは当初の構想を超えた広がりを持つようになっていきました。

プロダクトが現場に根ざすまで

構想をプロダクトに落とし込む道筋が見えない状態から、業務フローの整理、設計、リリース、そして継続的な改善へ。

このプロジェクトでは、その最初の一歩から継続的な改善まで、サービスの目指す姿を一緒に考え続けました。

今では改善サイクルを自社内で回せる体制が整い、プロダクトは自走できる段階へと育っています。

Credit

支援期間：2024年6月〜2026年4月（約2年）
支援内容：サービス企画・UX設計・UI設計・プロダクト開発・継続的改善支援
体制：PM 1名、デザイナー 1名、エンジニア 1名（フェーズにより変動あり）